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大勢の外国人を大規模なイベントに招へいすることになった方へ

興行ビザ

興行ビザを専門とする六本木のアルファサポート行政書士事務所には、大人数の外国人を招へいするイベントのご相談が多く持ち込まれています。

 

アイドルグループが単独でライブやコンサートを開く場合にはアーチストとヘアメイク・衣装などのスタッフさんで総勢20名程度のグループになるご依頼はざらにございます。単独ではなく複数のグループが参加する公演などでは60名近い団体となることも。

オーケストラの場合、1管編成であれば30名程度ですが4管編成ともなれば100名近くになりますし、スポーツイベントなどでも50名、100名の団体になることも少なくありません。

 

小さなイベントの企画・実行であっても大変ですが、大人数になるとさらにタスクが多くなり、興行ビザの申請までとても手が回らないという状況に陥ってしまいます。

そんなときはぜひ、アルファサポート行政書士事務所にお声がけください。

 

ビザ専門の行政書士事務所様のなかには、単純に招へい人数×1人分標準料金をご請求されているところも実際にあるようで、そのような事務所さんにご依頼される場合、実際に1公演で300万円前後の予算をビザ関連に割く必要がでてきます。

それでも1公演で数千万円単位の大きなお金が動きますので必要経費として十分にペイできるのですが、そうはいってもできることなら経費を減らして利益を確保されたいですよね?

 

アルファサポート行政書士事務所には団体割引があり、かつ、公演をされないスタッフの方々は大幅にお値引きしておりますので、大人数を招へいされる会社様には大変喜んでいただいております。

まずはご相談ください。

大人数の興行ビザ申請をハンドルするさいに押さえたい3つのポイント

1 大人数だからこそ個人情報の取り扱いを丁寧にしよう!

大人数の興行ビザを申請する場合、一番神経を使っていただきたいのが、個人情報の取り違えのミスです。

たとえば単独のアイドルグループの公演であれば、日本の招聘ご担当者がアーチストを個人的に知っているケースが大半です。

顔と名前が一致しているケースでは、個人情報の取り違えは生じにくいと言えます。

 

しかしながら、もう少し大勢の団体、例えばサーカスやスポーツチーム、オーケストラなどの場合、全員の顔と名前が一致していることはまずないはずです。

そうすると、Aさんの顔写真が何らかの手違いでBさんのものと入違ってしまっても、当人を直接ご存じないのですからなかなかミスに気づきません。

 

このようなミスを防ぐためには、顔写真の裏面に1つ1つ名前を書くであるとか、個人ごとのフォルダを作って厳密に管理するなどの地道な工夫が必要です。

少人数だとエイヤ!のやっつけ仕事で片付いてしまうことも、大人数だと慎重にことを進めなければなりません。

大人数の方がバタバタになりやすいですが、逆に少人数のケースより時間を割いて丁寧に進めていかないとミスにつながります。

 

もちろんパスポートをみれば顔写真と氏名の整合性は確認できますが、パスポートは10年有効のものをお使いの方が大半で、パスポートの10年前の若いころの写真が現在とは別人のよう、ということは往々にしてございます。

たぶんこの写真はこの人だろうなどという「だろう判断」はとても危険です。

2 パスポートに記載されていない事項を把握しよう!

興行ビザの申請書に記載することの多くはパスポートの氏名や写真が載ったページで確認することが可能です。

しかしながらパスポートに記載されていないことも書かなければならないことがあります。

例えばその方がご結婚されているのか独身なのか(=marital status)や、日本に親族がいるかどうかなどはパスポートからは読み取れません。

 

先ほどのお話にかぶりますが、少人数のアーチスト招へいの場合、招聘人がアーチストを個人的にある程度ご存知のことが多いはずです。

しかし大人数の団体さんを招へいする場合、個々人の婚姻状況親族の有無(ましてやその方の勤務先や在留カード番号)など知る由もありませんから、事前に全員から必要情報を聴取しておく必要があります。

少人数であれば電話して聞くということもあるでしょうが、百名近い大人数だとそういうわけにもいかないはずです。

 

さらにA国のパスポートには記載されているが、B国のパスポートには記載されていないという情報もあります。パスポートの記載事項は各国共通ではありません

たとえば興行ビザの申請書にはその方の出生地(=place of birth)を記載しなければなりませんが、この情報はパスポートに記載する国と記載しない国があります。

前回招へいした外国人の国籍国のパスポートには記載されていた事項が、今回招へいする外国人のパスポートには記載されておらず大慌て!ということも実際にあるようです。

少人数であれば電話して聞くということもあるでしょうが、こちらも百名近い大人数だとひとりひとりに電話して確認するというわけにもいかないでしょう。

3 来日メンバーの確定。多めに申請してしまうのはあり?

大人数の団体さんの場合、来日メンバーの入れ替えは実際にありうることです。

メンバー変更には、予定されていた方が来なくなる場合と、予定になかった方がいらっしゃることになった場合の2つがあります。

興行ビザ申請をすでにした方が来なくなったという前者のケースであれば、実害は少ないはずです。

大人数の団体さんですと、誰かしら急用が生じたり体調が悪くて来られないということも普通にありえます。

しかしながら興行ビザを申請していない人を追加で呼びたい!という後者になると間に合わずに来日できないケースも出てきます。

当初の申請時にメンバーに含まれていなかった方を後から追加して招聘することは時間的に厳しくなることが予想されますから、来日の可能性がある方は申請してしまうというのも一つの手ではあります。

弊社でも在留資格認定証明書の交付は受けたが実際には来日しなかった(できなかった)、というお客様のケースは時折ございます。

興行ビザを得ないで公演することは犯罪ですが、興行ビザをもらったけど来日できないぶんには問題ない(やむを得ない)わけなので、大人数の申請の場合にはその辺も考慮しましょう。

4 在外公館での査証申請にも時間の余裕を!

入国管理局が在留資格認定証明書を発行してから来日希望日までに時間がないケースは、大人数の場合特に注意が必要です。

1人や数名であれば、すぐに大使館に行って査証申請をしてください!とお願いすれば、自分事でもありますし速やかに行動してくれるでしょう。

一方、数十名単位、時には百名以上の大人数になると、号令一下テキパキと動いてくれることは期待できません。

興行ビザの対象者はアーチストやスポーツマンなどで会社員ではありませんから良い意味でおおらかで自由奔放なかたが多く、その意味でも比較的余裕をみたスケジューリングが望まれます。

 

少人数の招聘と同じような感覚でいると思うように前に進まずヤキモキすることが多い大人数の興行ビザ申請。

大変だな、手伝って欲しいなとお感じになったら、迷わずアルファサポート行政書士事務所にお声がけくださいね!

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